< Späť

 

 

 

 

 

 

 

 

12 TIPOV PRE ZANEPRÁZDNENÝCH PODNIKATEĽOV – AKO NA EFEKTÍVNY TIME MANAGEMENT?

 

Byť podnikateľom je rovnako náročné ako vzrušujúce. Pomyslenie na to, že ste pánom svojho pracovného času, že už nemáte nad sebou šéfa, ktorý Vás dennodenne buzeruje je v podnikateľských začiatkoch pre mnohých to najlákavejšie.

 

Tento pocit slobody sa však rýchlo zmení na to, že okrem spania a jedenia už počas svojho dňa nestíhate takmer nič, že 8-hodinová pracovná doba, už nie je až taká zlá a 5 pracovných dní v týždni a voľný víkend tiež nie je až tak úplne na zahodenie. Často sa potom stáva, že musíte preskakovať  medzi jednotlivými úlohami, rušiť a odkladať obchodné telefonáty a stretnutia a byť zvlášť opatrný pri každom Vašom rozhodnutí. Dlhodobá zaneprázdnenosť a pracovná vyťaženosť často vedenie k nielen pracovnému, ale aj osobnému vyhoreniu. Je to kritický stav úplného duševného a fyzického vyčerpania v dôsledku stresu, pracovných 80-hodinových týždňoch a sklamaní z malých prípadne žiadnych pokrokov vo Vašich obchodných aktivitách. Pri podnikateľoch je takéto pracovné vyhorenie niekoľkokrát častejšie ako je to pri interných zamestnancoch.

 

 

Otázku, ktorú si po čase začnete klásť je – ako je možné, že úspešní podnikatelia sú schopní zvládať tak obrovský nápor pracovných úloh, obchodných stretnutí a zodpovednosti? Väčšina z nich Vám odpovie, že je to práve dobre nastavený time management. V každom businesse môže byť práve dobrý time management kľúčom k produktivite. Najlepšie na tom je, že čím viac sa o túto tému zaujímate a čím viac ju praktikujete, tým lepší sa v oblasti time managementu stanete, a tým efektívnejšie Vaše podnikanie bude.

 

 

1. Začnite svoj deň skoro

 

Nie nadarmo sa hovorí, že „čas sú peniaze“. Je úžasné, ako Vám aj hodinka skorého ranného času pomôže dať dokopy Vaše myšlienky a naplánovať svoj pracovný deň ako profesionál. Nemusíte sa až tak detailne prehrabávať v príbehoch a biografiách úspešných podnikateľov a podnikateliek, aby ste zistili, že to, čo malo mnoho z nich spoločné bola práve skutočnosť, že spať chodili pomerne skoro a ráno vstávali o niečo skôr ako väčšina ostatných ľudí. Práve skorá ranná hodinka alebo dve pri raňajkách je čas, kedy nemusíte očakávať žiadne telefonáty, či e-maily a tento čas tak môžete využiť na seba bez akéhokoľvek vyrušovania okolia.

 

 

2. Vytvorte si „TO DO LIST“

 

Ak pracujete na viacerých projektoch súčasne, najideálnejšie je zdokumentovať Váš postup a naplánovať úlohy a ciele v rámci konkrétneho projektu, najmä ak ich musíte splniť do určitého dátumu. Vytváranie takýchto zoznamov pre pracovný týždeň a mesiac je základným kameňom každého úspešného projektu alebo zákazky. Dobre zostavený „TO DO list“ umožní zaneprázdneným podnikateľom včas a v predstihu identifikovať všetky čiastkové úlohy a naplánovať ich plnenie podľa ich priority. Okrem plánovaní projektov a zákaziek by ste do svojho zoznamu mali zakomponovať aj niektoré prevádzkové úkony, ktoré majú priamy vplyv na Váš business. Sú to najmä úhrady prevádzkových nákladov  ako platby za nájom, elektrinu, mzdy zamestnancov (ak platby realizujete osobne), internet a pod.

 

Okrem klasického diára môžete namiesto papiera a pera použiť aj niektoré elektronické nástroje:

 

Sticky notes – najjednoduchšie a preto asi aj najznámejšie „stickers“ pre Váš počítač

Trello – designovo pekne spracovaná aplikácia pre Microsoft a dostupná aj na Apple store

Any.do – dostupné pre Váš počítač ale aj ako aplikácia pre Apple a Android

Google keep – niečo málo zadarmo aj od kamaráta Google

 

 

3. Rozdeľte svoje úlohy na malé kúsky

 

Využitie Vášho vedomia vyžaduje mnoho energie a dá sa mu vyhnúť zjednodušením Vašich problémov. Dokonalosť v rámci time managementu je okrem iného aj v efektívnom prerozdelení Vašich úloh na menšie časti a naplánovaní si postupného plnenia každej časti zvlášť. Úspešný podnikatelia berú zložitú úlohu ako ucelený celok, rozložia ju na kusy, čím celkový proces jednoduchšie pochopia a môžu ho tak postupne sledovať. Menšie úlohy sú jednoduchšie pre Váš mozog a nevyžadujú si toľko energie ani desiatky otázok k prípadným nejasnostiam, a tak sa na konci dňa necítite až tak unavený.   

 

4. Vytvorte si systém priorít

 

Stephen Covey raz povedal: „Kľúčom nie je priorizovať to, čo máte vo Vašom kalendári, ale naplánovať si svoje priority“.  Jednotlivé priority sa líšia podnik od podniku, pre niekoho je to dosiahnutie konkrétneho mesačného obratu, pre iného optimalizácia DPH, pre ďalšieho odovzdanie stavby na čas. Často sa však orientujeme len na krátkodobé úlohy a ich splnenie a odkladáme tie dlhodobé, lebo veď je ešte čas. Prichádzame tak o mnoho podnikateľských príležitostí, ktoré môžu mať pre náš business z dlhodobého hľadiska veľký význam. Naučiť sa rozdeliť svoj čas a venovať ho čiastočne aj  dlhodobým plánom a úlohám, ktoré nadobudnú na sile neskôr, priebežne sledovať krátkodobé ciele môže byť rozhodujúce pre budúcnosť Vášho podnikania.

 

5. Prideľte časový limit svojim úlohám

 

Aj keď ako podnikateľ len často viete predpovedať ako sa pracovný týždeň vyvinie, snažte sa neplánované akcie, telefonáty a stretnutia eliminovať na minimum - nie viac ako 15 minút denne na vykecávanie s kamarátmi po telefóne, nie viac ako dve neplánované stretnutia za týždeň, nie viac ako 10 minút nepotrebnej konverzácie cez messenger.  Prideľte časový limit svojim úlohám, kedy sa napr. v pondelok vždy hodinu venujete naplánovaniu úloh na celý týždeň, v piatok zas hodinu na ich vyhodnotenie, 4 hodiny každého pracovného dňa plneniu úloh z „core“ businessu, hodinku denne administratíve a pod.

 

6. Vyhnite sa rušiacim elementom a plne sa koncentrujte

 

Aj napriek tomu, že moderné technológie dnes zjednodušujú náš život a vedia nám pomôcť ušetriť čas pri hľadaní informácií, sociálne siete naopak vedia veľa nášho času zhltnúť. Eliminujte tak čas na sociálnych sieťach na minimum a venujte sa im napr. len večer alebo počas obeda. Takto viete svoju produktivitu posunúť na úplne iný level.  Ak už ste si vyhradili čas na konkrétne úlohy, zabezpečte že celú hodinu sa plne koncentrujete na to čo práve robíte a nezaoberáte sa zbytočnosťami naokolo.

 

 

7. Delegujte a outsourcujte!

 

Aj napriek tomu, že ako podnikateľ ste vo väčšine prípadov schopný si veľa vecí zastrešovať sám a máte na to potrebné skúsenosti a vzdelanie, zamyslite sa nad tým – ako je to efektívne pre Vás a ako je to efektívne pre napredovanie Vašich podnikateľských cieľov? Najčastejšie malý podnikatelia delegujú na externých partnerov spracovanie účtovníctva a daní, no vo veľa prípadoch je efektívne outsourcovať aj iné denno-denné činnosti. Okrem tejto finančnej oblasti, kde je často napr. spracovanie reportingu nezainteresovanou osobou oveľa lepšie, pretože hodnoty vidí viac realistickejšie ako samotný podnikateľ je odporúčané delegovať aj spracovanie webu, marketingovej stratégie a kampane, analýzu trhu či niektoré doplnkové služby zákazníkom. Ak ste otvorený osloviť externú spoločnosť, ktorá Vám pomôže so získaním nových klientov, naplánuje Vám marketing alebo Vám pomôže v predaji Vašich produktov ušetríte niekoľko hodín týždenne a niekoľko desiatok hodín mesačne. Náklady, ktoré budete mať na takto externe zabezpečené služby tak často budú nižšie ako náklady na Váš čas, ktorý zas využijete inde a posilníte tak inú časť Vášho businessu do ktorej sa vyznáte najlepšie.

 

8. Dajte si pravidelné prestávky a brainstorming s kolegami

 

Behom pracovného dňa je odporúčané urobiť si minimálne dve až tri prestávky na cca 15-30 minút. Dajte si kávu, choďte sa prejsť na čerstvý vzduch alebo len pokecajte so svojimi kolegami. „Vypnúť mozog“ od práce aj keď na malú chvíľku zvýši Vašu dennú produktivitu a budete sa cítiť menej unavený na konci dňa. Brainstorming s Vašimi kolegami pri káve, či priateľmi z businessu počas obeda Vám vie priniesť mnoho dobrých a kreatívnych nápadov, ktoré by Vás možno ani nenapadli a ktoré môžete využiť pri svojej práci. Názory a nápady Vašich zamestnancov, ktorí denne plnia pridelené úlohy Vám prinesú odlišný pohľad na vec a zobrať si z nich niečo nie je vždy na zahodenie.

 

9. Zaraďte do svojho plánu oddych

 

Nie len pravidelné prestávky počas dňa vedia zvýšiť Vašu produktivitu, ale aj plánovanie voľnočasových aktivít počas týždňa je dôležité. Podnikatelia často pracujú aj sedem dní v týždni a nemajú čas venovať sa samy sebe a svojmu osobnému rozvoju. Naplánujte si pravidelné prestávky na veci ktoré máte radi – šport, kino, dobrá večera s priateľmi a pod. Venujte sa naplno aspoň jeden deň počas týždňa svojej rodine a priateľom, oddýchnite si a načerpajte silu na ďalší týždeň.

 

 

10. Prestaňte byť perfektný

 

Mnoho mladých ľudí vo svojich životopisoch uvádza, že sú „perfekcionisti“. Ako sa hovorí, všetkého veľa škodí a preto aj táto vlastnosť niekedy môže priniesť viac zlého ako dobrého. Robiť svoju prácu a venovať sa jej na 100% je samozrejme skvelé, no byť perfekcionista v pravom slova zmysle a neustále sa vracať k jednotlivým úlohám znova a znova, zbytočne ich vylepšovať keď netreba a strácať tak čas, ktorý môžete venovať inde je z dlhodobého hľadiska oveľa menej efektívne akoby Vám to malo priniesť nejakú pridanú hodnotu. Ak nejakú úlohu, zákazku alebo projekt skončíte, nevracajte sa ku nej viac ako je nevyhnutné. Vyhodnoťte ako sa Vám darilo, porovnajte si ako sa Vám podarilo naplniť ciele, koľko Vás to stálo nákladov a času, no nestrávte analyzovaním viac ako je treba.

 

11.Naučte sa povedať „nie“

 

Vieme, že nechcete nikoho uraziť, že nechcete odmietnuť obchodného partnera, keď Vás volá cez víkend grilovať, ale naučiť sa povedať nie, keď to práve naozaj potrebujete je naozaj dôležité. Aj keď si svoje limity určuje každý sám a nikto Vám nevie lepšie povedať koľko toho zvládnete alebo nezvládnete ako vy sám, každý nejaký limit má. Rozhodujte sa teda správne vopred kedy a kam pôjdete, ktoré a ako veľké nové zákazky zoberiete a akých nových klientov a kedy zahrniete do svojho portfólia. Vyhnete sa tak zbytočne sľubom a stretnutiam, ktoré potom musíte rušiť a prekladať a nepôsobíte tak zbytočne neprofesionálne v očiach svojich obchodných partnerov. 

 

 

 

12. Nestrácajte čas čakaním

 

Buďte k sebe úprimný, nemôžete čakať večne.  Nie je to tak, že ste netrpezlivý, no je to len o tom, že toho času už beztak nie je na rozdávanie a ak si niektorý z Vašich partnerov dávajú naozaj načas pri rozhodovaní, kontaktujte ich znova a nestrácajte čas. Čakanie a podmieňovanie ostatných aktivít často len jednému rozhodnutiu môže Váš progres spomaliť a vrátiť Vás niekoľko krokov späť.

 

 

 

Autor: Ing. Jaroslava Gondová